Как рассчитаться с родственниками, если сотрудник умер или пропал

Шаг 1. Получите подтверждающий документ

Родственники вашего сотрудника сообщили, что он умер или пропал без вести? Прежде чем совершать какие-то действия – увольнять сотрудника и выплачивать деньги его семье, – попросите подтвердить факт смерти или пропажи.

Сотрудник умер

Основной документ, который подтвердит смерть работника, – свидетельство о смерти, а если гражданина признали умершим – копия решения суда. Свидетельство о смерти вам должны принести родственники. Если они не выходят на связь, а вы знаете о смерти сотрудника, можете самостоятельно, от имени работодателя, обратиться в ЗАГС и попросить выдать повторное свидетельство о смерти. Право работодателя получить свидетельство в такой ситуации подтвердит трудовой договор с умершим.

Сотрудник пропал без вести

Если сотрудник не появляется на работе и не дает о себе знать, выясните причину у его родственников. Если близких у работника нет, вы можете самостоятельно, от имени работодателя, обратиться в следственные органы для его поиска. Пока не выяснится местонахождение и состояние сотрудника, вы не можете его уволить. Если уволите, а человек отсутствовал по уважительной причине, то у него будут основания обратиться в суд с просьбой восстановить на работе (п. 23, 38 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2). Сохраните с таким работником трудовые отношения, в табеле учета рабочего времени проставляйте отметку «Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)».

Если все попытки розыска не дали никакого результата, обратитесь в суд с заявлением о признании сотрудника безвестно отсутствующим либо умершим. Помимо родственников и близких людей, подать такое заявление вправе и работодатель, поскольку он заинтересованное лицо (определение Московского областного суда от 22 марта 2011 г. по делу № 33-6303). Гражданина признают безвестно отсутствующим, если в течение года нет сведений о том, где он находится. Умершим – если таких сведений нет в течение пяти лет. Если сотрудник пропал без вести при обстоятельствах, угрожавших смертью или дающих основание предполагать его гибель от определенного несчастного случая, – в течение шести месяцев.

После того как суд удовлетворит заявление, вы получите копию решению суда, которая будет основанием издать приказ об увольнении и расторгнуть трудовой договор (письмо Роструда от 5 сентября 2006 г. № 1552-6).

На заметку

Если сотрудник умер в отпуске

Чтобы прекратить трудовой договор в связи со смертью работника, вносить изменения в приказ о предоставлении отпуска не нужно. Никаких удержаний за дни отпуска, оплаченные авансом, не делают (ч. 2 ст. 137 Трудового кодекса РФ). Датой прекращения трудового договора будет дата смерти работника, который находился в этот момент в отпуске (п. 6 ч. 1 ст. 83 Трудового кодекса РФ). Основание для прекращения трудового договора – свидетельство о смерти. На свободном месте в приказе о предоставлении отпуска сотруднику, например, укажите: «Трудовой договор прекращен 27 октября в связи со смертью работника. Приказ от 1 ноября 2017 г. № 135-ЛС».

Шаг 2. Издайте приказ об увольнении и расторгните трудовой договор

Если сотрудник пропал без вести или умер и есть документальное подтверждение, прекратите трудовой договор по пункту 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса РФ. Для этого издайте приказ по типовой форме № Т-8 или самостоятельно разработанной форме. Приказ издайте в день, когда стало известно о смерти или пропаже сотрудника. Например, если свидетельство о смерти датировано 16 октября, а родственники представили его 20 октября, приказ оформите 20 октября.

Одновременно расторгните трудовой договор. Дата расторжения трудового договора должна соответствовать дню смерти, который указан в свидетельстве или решении суда. То есть дата расторжения договора в приказе может быть более ранней, чем дата самого приказа.

Шаг 3. Внесите запись в трудовую книжку и выдайте ее родственникам

Внесите запись в трудовую книжку умершего или пропавшего без вести работника о прекращении трудового договора (постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Заверьте ее подписью представителя работодателя и печатью. Затем выдайте на руки родственникам сотрудника под подпись (п. 37 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Трудовая книжка понадобится членам семьи для выплаты пенсии по потере кормильца. Запись о выдаче сделайте в книге учета движения трудовых книжек и попросите родственника там же расписаться за получение трудовой книжки (п. 41 Правил № 225).

На заметку

Что делать, если сотрудник не появляется на работе

1. Составьте акт отсутствия сотрудника на работе в конце рабочего дня, оформляйте акт периодически (желательно ежедневно) до выяснения причин такого отсутствия.

2. Направьте другого сотрудника учреждения по адресу пропавшего работника. При этом дайте ему письменный запрос объяснений о причинах отсутствия на случай, если пропавший окажется дома.

3. Направьте запрос письменных объяснений заказным письмом с уведомлением о вручении. Важно, чтобы такое письмо имело опись вложения и объявленную ценность, иначе работодатель не сможет доказать в суде, что сотруднику был выслан запрос, а не чистый лист.

4. Направьте запросы в медучреждения, свяжитесь с родственниками, друзьями.

5. Подайте заявление в полицию. В заявлении укажите цель признания гражданина безвестно отсутствующим или умершим. Напишите: «Для расторжения трудового договора по основанию, указанному в пункте 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса РФ».

Шаг 4. Выплатите причитающиеся сотруднику суммы

Увольнение без вести пропавшего сотрудника отличается от увольнения человека, объявленного умершим, в части выплат. В первом случае для членов семьи или иждивенцев не предусмотрено право требовать выдать заработную плату, которую не получил без вести пропавший. Если работник умер, такая возможность закреплена в статье 141 Трудового кодекса РФ. Поэтому вы не обязаны выдавать родственникам безвестно отсутствующего работника начисленные ему суммы. Только когда гражданина признают умершим, у родственников появятся основания требовать выдать им заработную плату, которую не получил бывший сотрудник.

Если сотрудник умер, родственники должны представить документы, которые подтвердят родственную связь с умершим. Воспользуйтесь памяткой, когда будете выдавать деньги (см. таблицу).

Таблица. Как выплатить причитающиеся суммы родственникам

На заметку

В каких отчетах отразить зарплату умершего сотрудника

НДФЛ с зарплаты и компенсационных выплат, начисленных умершему сотруднику, удерживать не нужно. Обязанность по уплате этого налога прекращается, когда человек умирает или его признают умершим по суду (подп. 3 п. 3 ст. 44 Налогового кодекса РФ). Исключение составляет вознаграждение по договору авторского заказа. Поэтому доходы, начисленные умершему сотруднику, но не полученные им в связи со смертью, не включайте в справку по форме 2-НДФЛ, которую вы подаете в налоговую инспекцию по окончании года. Суммы, выплаченные после смерти сотрудника, в расчете 6-НДФЛ и форме РСВ-1 ПФР не отражайте.

Выплаты родственникам за умершего сотрудника облагать страховыми взносами также не надо. Причем начиная с того месяца, на который приходится дата смерти (письмо ФСС России от 14 апреля 2015 г. № 02-09-11/06-5250). Поскольку указанные выплаты не являются объектом для расчета страховых взносов, то отражать их в форме РСВ-1 ПФР не нужно.

В заработную плату включите оклад, компенсационные и стимулирующие выплаты. Если перечислили заработную плату сотрудника до получения сведений о его смерти, тогда выдавать деньги обратившемуся родственнику не нужно.

Компенсацию за неиспользованный отпуск начисляйте и выплачивайте на общих основаниях (п. 33 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169). Причем если работник умер до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, то из начисленной заработной платы удержание за неотработанные дни отпуска не производится (абз. 5 ч. 2 ст. 137 Трудового кодекса РФ).

Если в локальных актах или коллективном договоре содержится пункт о выплате родственникам матпомощи в случае смерти сотрудника, то вы обязаны это сделать.

Если работник болел и у него было несколько больничных листов, то в последнем из них вместо даты выхода на работу в графе «Иное» следует указать код 34 и дату смерти. Выплатите родственникам больничное пособие.

Пособие на погребение могут получить любые родственники, законные представители умершего или иной человек. Главное условие – обязанность похоронить умершего (абз. 3 п. 2 ст. 10 Федерального закона от 12 января 1996 г. № 8-ФЗ). Основание для выплаты – заявление и оригинал справки о смерти. В 2017 году размер пособия на погребение – 5562,25 руб. В некоторых регионах страны установлены дополнительные выплаты к социальному пособию на погребение. Например, в Москве выплата составляет 11 тыс. руб. В случае смерти инвалида или участника ВОВ городские власти выплачивают компенсацию до 38,4 тыс. руб. (постановление Правительства г. Москвы от 1 ноября 2011 г. № 514-ПП).

Выплатить родственникам не полученные сотрудником суммы можно как наличным, так и безналичным путем. Если выдаете деньги в кассе, оформите расходник на имя родственника, если перечисляете на карту, возьмите заявление от родственника. В заявлении должен быть указан лицевой счет карты.

Если в течение четырех месяцев с момента смерти сотрудника никто из родственников не обратится за его зарплатой, сдайте сумму в депозит нотариуса, у которого открыто наследственное дело умершего сотрудника. Если же нотариус неизвестен, вы сможете списать кредиторку через три года.

На заметку

Должны ли вы искать родственников

Работодатель не обязан разыскивать родственников умершего или пропавшего без вести работника. Если родственников нет или они не выходят на связь, трудовые книжки и их дубликаты хранятся до востребования у работодателя в течение 75 лет (приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, п. 43 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Затем их можно уничтожить.