Контроль

Что делать, если у моющих средств закончился срок годности

Мария Беляева, старший преподаватель Финансового университета при Правительстве Российской Федерации, консультант по бухгалтерскому учету в государственном секторе

Почему образуется просрочка и что с ней делать

Если у учреждения не утверждены нормы выдачи или не организован складской учет моющих и дезинфицирующих средств, могут образоваться большие складские остатки. В этом случае есть риск, что у каких-то из них закончится срок годности.

Чтобы следить за сроком годности, ответственный сотрудник, например кладовщик, должен вести специальный журнал, в котором отмечает даты покупки и изготовления запасов.

На заметку

Срок годности моющих и дезинфицирующих средств составляет от одного года до пяти лет, его указывает производитель на упаковке

Если все-таки упустили и срок годности у каких-то средств закончился, их надо списать и утилизировать. Обнаружить просроченные остатки может сам кладовщик или уборщица, а может и инвентаризационная комиссия в ходе проверки. Также ревизоры могут обратить внимание на большие складские остатки и посмотреть у них срок годности. В последнем случае штрафа не будет, но в акте проверки проверяющие могут указать на необходимость разработки норм выдачи и правил складского учета с целью соблюдения принципа эффективного использования средств.

Как списать и задокументировать

Особого порядка списания материалов, пришедших в негодность из-за истечения срока хранения, нет. В Инструкции № 174н есть вариант такой проводки:

ДЕБЕТ 0 401 10 171 КРЕДИТ 0 105 36 446

— отражено выбытие материальных запасов, пришедших в негодность по причине истечения срока хранения.

Делают ее в этом году на основании акта о списании материальных запасов (ф. 0504230). В акте (ф. 0504230) есть поле «Заключение комиссии», где надо указать причины списания. С 2024 года вводится электронный аналог — акт (ф. 0510460). Строк для подробного заполнения причин списания в нем нет. А рекомендуется сформировать отдельный акт или протокол комиссии, где подробно изложить причины произошедшего.

Искать ли виновных

Любые операции, влекущие списание ценностей с применением счета 401 10 172, косвенно указывают на убытки учреждения, что вызовет вопросы у ревизоров. Поэтому со стороны руководства требуется повышенное внимание к организации внутреннего контроля.

В отношении моющих и дезинфицирующих средств судебных прецедентов мы не нашли. Однако есть судебная практика в отношении медикаментов (постановление Арбитражного суда Центрального округа от 18.05.2023 № Ф10-1092/2023 по делу № А83-23612/2021). То есть в процессе проверки ревизоры могут признать расходы как нецелевым, так и неэффективным использованием бюджетных средств, если докажут, что причинен ущерб бюджету. Поэтому рекомендуем при наличии просрочки созвать специальную комиссию, которая должна установить, есть ли виновные в том, что у складских остатков закончился срок годности.

На заметку

Есть ли нормы естественной убыли у моющих и дезинфицирующих средств

Общих норм естественной убыли по моющим и дезинфицирующим средствам нет. Есть приказы органов власти, которые в основном касаются организаций розничной и оптовой торговли, транспортных и заготовительных компаний в отношении хранения, перевозки и переработки материалов.
Например, для бытовой химии используется приказ Минторга СССР от 24.09.1991 № 68 «Об утверждении Норм потерь (боя) товаров бытовой химии в мелкой расфасовке при транспортировании, хранении и реализации». Однако использовать его для нужд учреждений необоснованно.