Как проинвентаризировать остатки топлива в конце года. Пример и образец

Проверяйте такие запасы по видам, маркам, местам хранения и материально ответственным и ответственным лицам. Пересчитайте объем и массу фактического количества топлива, которое хранится на складе и в различных емкостях, а также неизрасходованного топлива в баках автомобилей.

Внесите в инвентаризационную опись данные о фактическом наличии ГСМ по видам и маркам. Укажите остатки топлива в баках по каждому транспортному средству и топливо, которое хранится в емкостях, статус и целевую функцию. Затем сверьте фактическое наличие ГСМ с данными бухгалтерского учета. Как это сделать на практике, прочтите в статье.

На заметку

Инвентаризацию проводят в местах хранения ГСМ и местах нахождения машин

Кто должен проводить инвентаризацию

Инвентаризацию проводит комиссия в присутствии материально ответственного (МОЛ) или ответственного лица. Причем это может быть как постоянная комиссия, так и специально созданная рабочая комиссия. Состав обеих комиссий утверждает руководитель. Чтобы результаты проверки признали достоверными, в день инвентаризации все члены комиссии обязаны присутствовать на работе. Они не должны числиться на больничном или в отпуске.

В состав комиссии не включают лиц, несущих материальную ответственность за ГСМ. А также сотрудника, ответственного за использование топлива, например водителя.

На заметку

Если в учреждении несколько автомобилей и за каждым закрепляют водителя, тогда ответственным лицом может быть водитель. Если водители не закреплены за автомобилями, ответственным назначают механика или завгара

Трудовое право не регулирует, как взаимодействовать учреждению с ответственным сотрудником, поскольку данный вид отношений описан только в нормативных актах Минфина. В связи с чем учреждению лучше разработать локальные акты, чтобы устранить противоречия между работниками и работодателем.

Главное в статье СкрытьКак снять остатки топлива

Инвентаризацию выполняют по каждой марке топлива. Проверяют остатки в резервуарах, цистернах, мелкой таре, автомобильных баках и других емкостях.

По емкостям расчет ведут в единицах массы: килограммах или тоннах (ГОСТ 8.587–2019). А при проверке топлива в баках транспортных средств используют меру объема — литры. Объясняется это спецификой количественного учета ГСМ.

Колебания температур хранения приводят к изменению плотности ГСМ, что влечет за собой изменение объема. При снижении температуры плотность увеличивается, а объем, соответственно, уменьшается. При увеличении температуры происходит обратный процесс, но в обоих случаях масса продукта неизменна. Так как масса ГСМ в килограммах является величиной постоянной, ее и используют в качестве учетной единицы для целей количественного учета.

Документ

ГОСТ 8.587–2019 регулирует методику измерения топлива (введен в действие приказом Росстандарта от 14.11.2019 № 1170-ст)

МОЛ отпускают топливо в литрах и осуществляют оперативный учет в единицах объема. Складской и бухгалтерский учет нефтепродуктов в натуральном выражении в кладовых ведут в единицах массы (п. 6.1 Инструкции по учету поступления и расходования ГСМ и единых талонов на отпуск нефтепродуктов, утвержденной Госкомнефтепродуктом СССР 03.02.1984 № 01/21-8-72).

Нефтепродукты, находящиеся в других местах хранения, например в канистрах в гараже или в бригадах, учитывают в тех единицах, по которым они получены материально ответственными лицами. Важно, что с лицевого счета кладовщика материалы списывают исходя из оценки за килограмм при выдаче в подразделения и приходуют в литрах с соответствующей оценкой их стоимости на другое ответственное лицо. Для целей бухгалтерского учета объемные единицы — литры — переводят расчетным путем в единицы массы — килограммы.

Основываясь на общих правилах складского учета и обеспечения пожаробезопасности, выдача со склада возможна только по потребности ответственным лицам. В этот момент времени температурный режим влияет на плотность ГСМ, в результате чего вес нефтепродуктов меняется. Приведем пример.

При небольших движениях температур в нефтепродуктах колебания разниц объемов и массы незначительны. Уровень ущерба и уровень риска, выявленных ревизором, минимальны. Однако проверяющие могут указать на нарушение в методологии и при инвентаризации сделать пересчет по среднему значению плотности бензина. В таком случае ущерб будет рассчитан в денежном выражении и его придется возместить должностным лицам, с высокой долей вероятности бухгалтеру, так как в бухучете содержится требование ведения учета в единицах массы.

Нормативно-правовая база не регламентирует порядок снятия остатков топлива в баках автотранспортных средств. Поэтому вы сами должны разработать такой порядок, выбрав наиболее удобный способ. Варианты смотрите в перечне ниже.

Если комиссия при проверке будет использовать средства измерения, то до начала инвентаризации она должна убедиться в исправности этих приборов. Для чего нужно изучить документы о прохождении очередной метрологической поверки.

Остатки фиксируют в инвентаризационной описи (сличительной ведомости) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087).

Кроме остатков ГСМ, проверяют показатели одометра. Это подтвердит или опровергнет данные ранее представленных путевых листов и обоснованность списания топлива. Для совмещения процедур снятия показателей одометра и замера остатков топлива в баках составляют единый акт, форму которого предварительно закрепляют в учетной политике (см. образец ниже).

Главное в статье СкрытьКак составить акт снятия остатков топлива в баках и показаний одометра

При несовпадении показаний одометра и показателей остатков топлива в баке следует провести служебное расследование и выявить причины и виновное лицо. Например, работник самостоятельно приобрел топливо и совершил несанкционированную руководством поездку в личных целях. В этом случае недостачу топлива нужно учесть по правилам бухгалтерского учета, а водителя привлечь к ответственности.

Главное в статье СкрытьКак списать ГСМ

Если в ходе инвентаризации выявлены ГСМ с истекшим сроком хранения, их списывают проводкой:

Аналогичной проводкой списывают недостачу ГСМ. Однако одновременно необходимо провести оценку и определить справедливую стоимость актива. На учет следует поставить недостачу на виновное лицо по восстановительной стоимости: