Кладовщик уходит в августе в отпуск. Какие документы оформить и кому передать ценности
Важная деталь
Случаи, когда проводят обязательную инвентаризацию, — в пункте 81 стандарта «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности...», утвержденного приказом Минфина от 31.12.2016 № 256н
Если кладовщик образовательного учреждения в августе уходит отпуск, решите, как поступить с переданными ему ценностями.
Есть два варианта.
Первый — возложить обязанности по сохранности активов на другого человека.
Второй — ограничить доступ к имуществу. Последний вариант не требует никаких действий. Вам нужно только опечатать помещение, чтобы до выхода из отпуска сотрудника на склад никто не мог попасть. Но существует определенный риск. Какой именно, прочтите в заметке ниже.
Если выберете первый вариант, решите, кому именно передать ценности, проведите инвентаризацию и оформите документы.
В чем риск, если решили не передавать дела, а просто опечатать помещение
Иногда учреждение не проводит инвентаризацию, поскольку не передает имущество другому сотруднику или руководителю. Склад опечатывают на время отпуска МОЛ, движения ценностей не происходит. Но в этом есть некоторые риски. Так, при чрезвычайных обстоятельствах — пожар или затопление — может возникнуть необходимость попасть в помещение. В этом случае невозможно будет установить сохранность имущества , поскольку на момент убытия МОЛ неизвестно, что было на складе и в каком количестве.
Кому передать имущество
Передать имущество от кладовщика можно другим сотрудникам в зависимости от размера и кадровых возможностей организации.
Образовательное учреждение большое, есть несколько кладовщиков или аналогичных по функционалу работников, которые трудятся на территории учреждения. В этом случае дела передают на время отпуска другому кладовщику или иной должностной единице, аналогичной по должности.
Образовательное учреждение небольшое, кладовщик — единственный, но есть кадровый резерв. Так как аналогичных по должностным обязанностям сотрудников нет, дела передают другому сотруднику, которого временно назначают кладовщиком.
Образовательное учреждение небольшое, кадрового резерва нет. В такой ситуации дела передают руководителю учреждения.
Как передать имущество и какие документы оформить
Теперь в таблице посмотрите, как действовать в каждом случае.
Как действовать и какие документы оформить при смене кладовщика
| Вариант | Порядок действий |
|---|---|
| Имущество передают другому сотруднику, которого временно назначают кладовщиком. Трудовые функции у сотрудников разные, работают в разных структурных подразделениях | 1. Издают приказ руководителя о передаче дел. 2. Оформляют согласие на перевод работника. 3. Заключают дополнительное соглашение к трудовому договору на время отпуска. 4. Заключают договор о полной индивидуальной ответственности. 5. Издают приказ о проведении инвентаризации. 6. Проводят инвентаризацию с привлечением постоянно действующей инвентаризационной комиссии в полном ее составе. Если членов комиссии на момент передачи дел в полном составе нет, издают приказ о проведении инвентаризации с иным составом комиссии |
| Имущество передают другому кладовщику | 1. Издают приказ руководителя о передаче дел. 2. Заключают дополнительное соглашение к трудовому договору на время отпуска о расширении зоны обслуживания. Заключать договор о полной материальной ответственности не нужно, так как трудовые функции одинаковые. 3. Издают приказ о проведении инвентаризации. 4. Проводят инвентаризацию с привлечением постоянно действующей инвентаризационной комиссии в полном ее составе. Если членов комиссии на момент передачи дел в полном составе нет, издают приказ о проведении инвентаризации с иным составом комиссии |
| Имущество передают руководителю учреждения | 1. Издают приказ о проведении инвентаризации. 2. Проводят инвентаризацию с привлечением постоянно действующей инвентаризационной комиссии в полном ее составе. Если членов комиссии на момент передачи дел в полном составе нет, издают приказ о проведении инвентаризации с иным составом комиссии. 3. Руководитель издает приказ о возложении обязанностей кладовщика на себя. Заключать договор с руководителем о полной индивидуальной ответственности не требуется |
Как провести инвентаризацию
Кладовщик по действующему законодательству полностью отвечает всем характеристикам материально ответственного лица (МОЛ) с полной материальной ответственностью. В частности, эта должность есть в Перечне должностей, замещаемых работниками, с которыми можно заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (приложение № 1 к постановлению Минтруда от 31.12.2002 № 85). Поэтому, если решили сменить кладовщика, даже кратковременно на время отпуска, проведите обязательную инвентаризацию с передачей дел.
На заметку
Когда руководитель издаст приказы, зафиксируйте их в журнале контроля за выполнением приказов
Результаты инвентаризации оформляют в инвентаризационной описи (сличительной ведомости) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087). При этом должны присутствовать МОЛ и инвентаризационная комиссия в полном составе.
По итогам инвентаризации составляют акт (ф. 0504835). Если выявили излишки или недостачу, это фиксируют в ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092).
На заметку